Accueil > Démarches & documentations
  1. Demande de changement de catégorie ou de niveau d'autorisation
      2. Les structures doivent fournir les documents suivants :
    1. Un courrier de demande de code ;
    2. Une liste des services de la structure (plateau technique) ;
    3. Un plan de la situation géographique du centre ;
    4. Une copie certifiée conforme (par la Mairie) de l’attestation de visite de conformité des locaux délivrés par la Direction des Etablissement et des Prestations Sanitaires (DEPS); L’ensemble du dossier est adressé au Directeur Général par une demande qui l’impute au SACE pour analyse. En cas de non conformité du dossier, un courrier d’information du demandeur est rédigé par le SACE afin de lui permettre de constituer un nouveau dossier. En cas de conformité du dossier, une copie du courrier est transmise à la Sous Direction clientèle pour effectuer une visite de conformité des locaux de la pharmacie en collaboration avec le SACE. Cette visite est sanctionnée par un rapport rédigé par la Sous Direction clientèle et adressé au SACE. Après avis du SACE, le rapport est transmis au DG pour décision. En cas de réponse non favorable du DG, un courrier d’information du demandeur contenant des recommandations est rédigé par le SACE. En cas de réponse favorable du Directeur Général, le projet de création du code est rédigé par le SACE et soumis à la signature du Directeur Général. Une fois signé, le projet de création devient alors une autorisation de création de code. Il est donc transmis au Service Informatique pour la création effective du code. Après création, un courrier d’information du client est rédigé par le service informatique et transmis à la Sous - Direction clientèle avec ampliation au service contrôle du SACE. Après information du client, la Sous Direction clientèle initie la procédure de signature de la convention. Suite à la signature de la convention, une formation à la gestion de pharmacie est dispensée au client par le SACE.
  1. Demande de code client
    1. Au titre des strucutures publiques
      1. Districts Sanitaires
        • Un courrier de demande de code est adressé à la Directeur Général. Outre le courrier, le dossier comprend :
        • le PV faisant le point de la gestion entre l’ancien et le nouveau district signé des différents responsables (DD, Pharmacien ou PGP).
        • Le Directeur Général impute le dossier au SACE qui procède à son analyse.
        • Si le dossier est conforme, le projet de création du code est rédigé par le Chef de service contrôle du SACE et soumis à la signature du Directeur Général après vérificateur du chef du SACE. Une fois signé, le projet de création devient alors une autorisation de création de code. Il est donc transmis au Service Informatique pour la création effective du code. Après création, un courrier d’information du client est rédigé par le service informatique et transmis à la Sous Direction clientèle avec ampliation au chef de service contrôle du SACE. En cas de non conformité du dossier, un courrier d’information du demandeur est rédigé par le SACE en
      2. Formation Sanitaire Hospitalière ( HG ; CHR)

        3. Le dossier comprenant les documents suivants :
        • Un courrier du Responsable de la structure ;
        • Un document certifiant l’existence d’une pharmacie
        • Une liste du personnel soignant en précisant le nom du gestionnaire de la pharmacie qui doit être un pharmacien ou un PGP ; est adressé au Directeur Général qui l’impute au SACE pour analyse. A ce niveau, le dossier suit le même traitement que le cas des Districts.
      3. FSU et CSU

        4. Le dossier comprenant les documents suivants :
        • Un courrier de demande de code
        • Une liste des services de la structure (plateau technique)
        • Une autorisation du district de rattachement est adressé au Directeur Général qui l’impute au SACE pour analyse. A ce niveau, le dossier suit le même traitement que le cas des Districts.
      4. Structures scolaires et autres structures publiques

        5. Le dossier comprenant les documents suivants :
        • Un courrier du Responsable de la structure ;
        • Un document certifiant l’existence d’une infirmerie avec une pharmacie
        • Une liste du personnel soignant en précisant le nom du gestionnaire de la pharmacie qui doit être un infirmier ou un PGP ; est adressé au Directeur Général qui l’impute au SACE pour analyse. A ce niveau, le dossier suit le même traitement que le cas des Districts.
    2. Au titre des structures semi privees
      1. FSU-COM et CSU-COM
      Ces structures doivent fournir les documents suivants :
        Un courrier de demande de code ;
      • Une liste des services de la structure (plateau technique) ;
      • Un plan de la situation géographique du centre ;
      • Une copie certifiée conforme (par la Mairie) de l’attestation de visite de conformité des locaux délivrés par la Direction des Etablissement et des Prestations Sanitaires (DEPS); L’ensemble du dossier est adressé au Directeur Général qui l’impute au SACE pour analyse. En cas de non conformité du dossier, un courrier d’information du demandeur est rédigé par le SACE afin de lui permettre de constituer un nouveau dossier. En cas de conformité du dossier, une copie du courrier est transmise à la Sous Direction clientèle pour effectuer une visite de conformité des locaux de la pharmacie en collaboration avec le SACE. Cette visite est sanctionnée par un rapport rédigé par la Sous Direction clientèle et adressé au SACE. Après avis du SACE, le rapport est transmis au DG pour décision. En cas de réponse non favorable du DG, un courrier d’information du demandeur contenant des recommandations est rédigé par le SACE.
      • En cas de réponse favorable du Directeur Général, le projet de création du code est rédigé par le SACE et soumis à la signature du Directeur Général. Une fois signé, le projet de création devient alors une autorisation de création de code. Il est donc transmis au Service Informatique pour la création effective du code. Après création, un courrier d’information du client est rédigé par le service informatique et transmis à la Sous - Direction clientèle avec ampliation au service contrôle du SACE. Après information du client, la Sous Direction clientèle initie la procédure de signature de la convention. Suite à la signature de la convention, une formation à la gestion de pharmacie est dispensée au client par le SACE.
    3. ONG et Associations
        4. Les ONG et ASSOCIATIONS doivent produire en plus du courrier de demande de code, les documents administratifs suivants :
      1. la copie certifiée conforme (par la Mairie) de la convention habilitant et conventionnant l’ONG ou l’Association au titre du Ministère de la Santé et précisant le cadre d’intervention et d’exécution dans le projet de la Santé.
      2. la copie certifiée conforme (par la Mairie) du récépissé de déclaration du Ministère de l’intérieur et / ou une copie de l’extrait du journal officiel
      3. la liste précisant les noms et qualification du personnel médical et paramédical dont un pharmacien exerçant au sein de l’ONG ou de l’Association,
      4. la lettre précisant la destination ou l’usage des médicaments que l’ONG ou l’Association compte auprès de la PSP-CI,
      5. la copie certifiée conforme (par la Mairie) de l’autorisation d’occupation du local servant de siège, avec les indications nécessaires permettant de le situer géographiquement,
      6. la copie certifiée conforme (par la Mairie) de l’attestation de visite de conformité des locaux délivrée par la Direction des Etablissements et des Prestations Sanitaires (DEPS), A ce niveau, le dossier suit le même traitement que le cas des FSU-COM et CSU-COM mais seulement, la formation n’est pas dispensée.
    4. Structures conféssionnelles
        5. Les dossiers à fournir sont les suivants :
      1. Une liste du personnel médical
      2. Un plan de la situation géographique du centre
      3. Une copie certifiée conforme (par la Mairie) de l’attestation de visite de conformité des locaux délivrés par la Direction des Etablissement et des Prestations Sanitaires (DEPS) L’ensemble du dossier est adressé au Directeur Général qui l’impute au SACE pour analyse. Ensuite, le dossier suit le même traitement que le cas des FSU-COM et CSU-COM mais seulement, la formation n’est pas dispensée.
    5. Cliniques et Officines privées
        6. Le responsable de la structure adresse un courrier de demande de code précisant la nature du produit à commander au Directeur Général qui l’impute au SACE pour analyse. Le dossier suit ensuite le même traitement que le cas des Districts Sanitaires.
  1. Procédures de réclamations
    1. Recevabilité de la réclamation
      1. L’agent responsable des réclamations vérifie si le client a respecté le délai de dépôt de réclamation exigé par la PSP, c’est-à-dire 15 jours après la livraison pour la zone d’Abidjan et 30 jours pour la zone de l’intérieur ;
      2. L’agent responsable des réclamations vérifie
        1. le code du produit
        2. la désignation
        3. la quantité
        4. le motif de la réclamation
        5. En observation, le résultat souhaité après traitement
        6. La date à laquelle la réclamation est émise
        7. Le code du client
        8. Le N° du bon de livraison ayant fait l’objet de la réclamation et sa copie
        9. Le nom de la formation sanitaire
        10. Le nom du responsable de la pharmacie
        11. la signature et le cachet de l’initiateur de la réclamation.
      3. l’agent responsable des réclamations vérifie si les produits retournés sont ceux livrés par la PSP-CI et relève les informations suivantes :
        1. Le nom du produit
        2. La date de péremption
      4. Lorsque toutes les informations vérifiées sont conformes la réclamation est jugée recevable.
      5. Lorsque la réclamation est recevable, le traitement se fait en tenant compte de la requête du client
      6. L’agent chargé du traitement des réclamations informe le client du résultat du traitement de sa réclamation par le retour d’une copie de son bon de réclamation lors de sa livraison suivante.
    2. Traitement des réclamations
      1. Produits livrés non commandés ; Produit livré périmé, ou à péremption proche; Produit avarié
      2. L’agent chargé du traitement des réclamations ressort les supports de traitement de la commande (le bon de commande, l’état de colisage, la valorie, la facture) archivés par le service expédition
      3. l’agent chargé du traitement des réclamations vérifie la concordance des informations sur les supports de traitement et celles des fiches de stocks au magasin concerné en présence du contrôleur et de l’agent responsable du rayon faisant l’objet de la réclamation.
      4. Si les fiches de stocks ne mentionnent pas la sortie effective des produits ; la Sous Direction
    3. Réclamation avec retour de produits
      1. L’agent chargé du traitement des réclamations vérifie la conformité de la réclamation et enregistre la réclamation (quantité retournée) en présence du client
      2. L’agent chargé du traitement des réclamations transfert les produits retournés par le client au magasin réception de la PSP-CI.
      3. Le Préparateur Gestionnaire de Pharmacie du magasin réception contrôle les produits en présence de l’agent chargé du traitement des réclamations pour une conformité des informations inscrites sur le bon de réclamation.
      4. Le Préparateur Gestionnaire de Pharmacie du magasin réception transfert les produits au magasin réserve (gestion des stocks)
      5. La Sous Direction de la gestion des stocks traite les produits retournés conformément à la procédure normale de mise en stock des produits dans un délai de 24 Heures ;
      6. La Sous Direction de la gestion des stocks transmet le bon de réclamation à la cellule de réclamation signé et approuvé par les différents services intervenant lors du transfert du retour de produits.
    4. Réclamation pour erreurs sur le compte client suivis de refacturation
        5. L’agent chargé du traitement des réclamations ressort les supports de traitement de la commande (le bon de commande, l’état de colisage, la valorie, la facture) archivés par le service expédition Si la réclamation du client est recevable le Sous Directeur du Suivi et Gestion des Comptes Clients s fait un avoir sur le compte du client puis une refacturation sur le bon compte.
    5. Réclamation pour produit facturé non livré.
        6. L’agent chargé du traitement des réclamations, transmet le bon de réclamation au pharmacien de la Sous Direction du Suivi et Gestion des Comptes Clients pour approbation
      1. L’agent charge du traitement des réclamations remet le bon de réclamation au pharmacien de la Sous Direction commercial pour la reconfection du colis conformément à la procédure de colisage et de livraison.
    6. Réclamation avec échange de produits
        7. L’agent chargé du traitement des réclamations, transmet le bon de réclamation au pharmacien de la Sous Direction du Suivi et Gestion des Comptes Clients pour approbation L’agent charge du traitement des réclamations remet le bon de réclamation au pharmacien de la Sous Direction commerciale pour l’échange conformément à la procédure de colisage et de livraison
Organisation & Fonctionnement
Nos atouts
Faq
Multimédia
Démarche qualité
Produits référencés
Classes thérapeutiques
Equivalence DCI/Noms Commerciaux